Archiefopslag Nederland: uw partner voor externe archiefopslag
Voor externe archiefopslag van uw documenten met juridische waarde bent u bij Archiefopslag Nederland aan het juiste adres. Als specialist in archiefopslag bieden wij u een veilig, duurzaam en toegankelijk archiefbeheer aan. Of u nu advocaat of notaris bent, bij ons bent u verzekerd van een optimale oplossing voor de opslag, het beheer en de vernietiging van uw papieren archief. Wij zorgen er daarnaast ook voor dat uw administratieve gegevens binnen de wettelijke bewaartermijn opgeslagen worden. Kies daarom voor Archiefopslag Nederland wanneer u op zoek bent naar externe archiefopslag voor advocatuur of notariaat.
Passende opslag en beheer
Heeft u documenten met een juridische waarde die voldoen aan de wettelijke eisen? Archiefopslag Nederland biedt archiefruimtes die aan de hoogste standaard voldoen en waarin uw documenten optimaal bewaard kunnen worden. Onze archiefruimtes bezitten de beste voorwaarden voor het archiveren van uw documenten, waardoor u verzekerd bent van de best mogelijke opslag.
Bent u op zoek naar externe archiefopslag voor advocatuur of notariaat? Archiefopslag Nederland biedt u twee opties: palletopslag of magazijn met legbordstellingen. Welke van de twee het beste bij u past, hangt af van hoe vaak u verwacht de documenten op te moeten vragen. Als er bijvoorbeeld een financiële controle plaatsvindt waarbij de gearchiveerde documenten nodig zijn, dan kunt u gemakkelijker papieren opvragen via onze opvraagservice in de palletopslag. Wij bij Archiefopslag Nederland weten wat de meest geschikte opslag is voor uw documenten en zullen deze altijd met zorg beheren.
Digitaal archief en scanning on demand
Het KEI-programma maakt het steeds vaker verplicht om zaken digitaal te behandelen. Bij Archiefopslag Nederland bieden wij een scanning on demand service aan, waarmee u gemakkelijk al uw gearchiveerde dossiers digitaal kunt ontvangen. Onze opvraagservice geeft u de mogelijkheid om elk benodigd document, als gekleurd PDF-bestand, op te vragen. Het bestand is volledig op tekst doorzoekbaar waardoor u alle voordelen van een digitaal archief heeft terwijl uw archief fysiek is opgeslagen bij Archiefopslag Nederland.
Soorten documenten en wettelijke bewaartermijnen
– Bewaartermijnen voor de advocatuur
Archiefopslag Nederland is uw partner voor professionele externe archiefopslag. Wij bieden vakkundige ondersteuning bij de bewaarplicht voor documenten uit de advocatuur en het notariaat. Onze deskundige medewerkers zijn op de hoogte van alle actuele wettelijke bewaartermijnen en adviseren u graag hoe uw documenten het beste opgeslagen kunnen worden. Samen met ons kunt u een selectielijst opstellen om zo te voorkomen dat documenten te vroeg vernietigd worden of te lang bewaard blijven. Kies voor Archiefopslag Nederland, de betrouwbare partner voor externe archiefopslag. Met ons aan uw zijde bent u verzekerd van een professionele oplossing voor al uw archiefopslag-behoeften.
Advocaten zijn verplicht om zaakdossiers minimaal vijf jaar na de afsluiting te bewaren. Echter, volgens de wet- en regelgeving kan de aansprakelijkheid van advocaten op beroepsfouten tot twintig jaar na de afsluiting van een zaak duren. Daarom raden wij advocaten aan om documenten met een juridische waarde (zoals zaakdossiers) en administratieve papieren uit bedrijfsvoering twintig jaar te bewaren.
Financieel administratieve papieren moeten volgens de Belastingdienst gedurende een bewaartermijn van zeven jaar bewaard worden. Hieronder vallen onder andere het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de loonadministratie. Daarnaast geldt dat documenten die betrekking hebben op personen niet langer bewaard mogen worden dan nodig. Voor advies omtrent bewaartermijnen van overige documenten kunt u contact opnemen met ons. Samen met u kunnen wij selectielijsten opstellen.
– Bewaartermijnen voor notarieel archief
Notariële akten zijn essentieel voor de geldigheid van overeenkomsten en verklaringen. Daarom moeten deze documenten eeuwig bewaard blijven. Wanneer een notaris stopt, is het belangrijk dat het aan akten bestaande notarieel archief bewaard blijft. Een extern archiveren bij een overdracht van het archief (voornamelijk fysieke papieren) kan veel logistieke werkzaamheden besparen. Hierdoor blijven de notariële akten veilig opgeslagen, zonder dat het archief verplaatst hoeft te worden.
Voor notarissen is de bewaartermijn van documenten die voortkomen uit de bedrijfsvoering zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de loonadministratie 7 jaar. Voor overige documenten kunt u een nauwkeurige selectielijst maken om de dossiers te onderverdelen in een te bewaren en een te vernietigen archief. Zo kunt u gefaseerd en snel archiefdelen vernietigen om op korte termijn op opslagkosten te besparen. Voor meer informatie over de bewaartermijnen van deze documenten kunt u contact opnemen.
Archiefvernietiging
Archiefopslag Nederland biedt betrouwbare vernietiging van documenten aan als de bewaartermijn is verstreken. Onze partner zorgt ervoor dat het papier verwerkt wordt tot onherkenbare snippers, waarmee zelfs vertrouwelijk papier naar behoren wordt vernietigd. U kunt ook bij ons terecht als u alleen op zoek bent naar een betrouwbare vernietiging voor uw archief.
Neem contact op
Heeft u vragen over de bewaarplicht van documenten uit de advocatuur of het notariaat? Of bent u benieuwd naar externe archiefopslag voor advocatuur en notariaat en de vernietiging hiervan? Wij staan klaar om met u rond de tafel te gaan om samen een passende totaaloplossing te bedenken. Onze ervaring en kennis stellen wij graag ter beschikking om u de best mogelijke uitkomst te bieden.
Neem gerust contact op via de onderstaande button voor een gesprek met uitkomsten en een vrijblijvende offerte op maat.